Our Privacy Policy

This page explains how we process your data for the recruitement purposes. There is also version written in polish language below the english one.

Last Updated on April, 10, 2025

What personal data will be collected?

In the course of recruitment and the process of negotiation of agreement, we collect data:

Surname, first name (names)
Phone numbers
E-mail addresses
Residential address, mailing address or business address
Employment history and professional experience
Education (eg information about completed schools, courses and obtained professional qualifications)

If we start working together, we may also ask you for:

Payment account number
Tax ID number (i.e. NIP)
PESEL number / date of birth
Other personal data of you or your relatives if required to exercise certain rights arising from the Labor Code or other legal regulations

Where do we get personal data from?

Directly from you
Indirectly from entities that are our contractors (eg head hunters / recruiters)

In what purpose do we process the data?

Activities aimed at concluding a contract and performance of a contract i.e. conducting the recruitment process, concluding a contract, paying remuneration, etc. - this purpose of processing does not require consent (article 6, section 1, point b of GDPR)
Performance of obligations resulting from legal regulations i.e. calculation of taxes and social security contributions, forwarding information to the relevant authorities, keeping accounting records, tax and financial reporting - this purpose of processing does not require consent (article 6, section 1, point c of GDPR)
To defend or establish legal claims which means that we have to process your data in case a complaint, grievance or lawsuit regarding the recruitment or hiring process is filed in the future - this purpose of processing does not require consent as it is our legitimate interests (article 6, section 1, point f of GDPR)
Promotion, marketing - by publishing on a website

How long will we process your personal data for?

We will only keep your personal data for as long as it is required for the purposes for which it was collected, or as required to comply with applicable law or to defend or enforce our legal rights. In most cases, this will be up to ten full years after the end of the cooperation (for contractors it will be a full five years).

In the case of data for recruitment purposes (if no contract is concluded), the data will be deleted after 3 months.

Details of data handling and exact retention periods are described in our Data Retention Policy.

Is it obligatory to provide us with your data?

No, of course not. But failure to provide data may result in the recruitment process or conclusion of a contract not being possible.

What rights do you have for personal data?

Data subjects have the following rights:

to access their personal data and know the origin of the data, the purpose of processing, as well as information about the data controller, processing entities (subcontractors and the entities to which they can be disclosed)
withdraw your consent at any time, if personal data are processed on the basis of consent, but the withdrawal of consent does not affect the correctness of processing before its cancellation
updating or correcting your personal data
deletion of your personal data if there is no basis for further processing
limitations of the processing of their personal data in a situation when the law allows it (e.g. in the course of handling complaints)
obtain your personal data in an electronic format for your own needs or another controller
file a complaint or complaint with the appropriate data protection authority (more info here https://uodo.gov.pl/pl/83/155)

The above rights may be exercised by contacting privacy@damisa.xyz expert of right to file a complaint to data protection authority - in that case you should contact authorities directly using information available here https://uodo.gov.pl/pl/83/155

Are we using profiling or automatic decision-making tools?

In the case of data concerning employees and contractors, we do not use profiling or automatic decision-making tools.

Who will have access to personal data?

Our employees, collaborators and subcontractors, in particular, will be the persons responsible for handling the recruitment process and the processes related to the performance of contracts on our side, but also the providers of the technology we use for communication and data storage. Some of these entities are from our group, and some are commercial service providers. In addition, in some cases, it may be our legal or tax advisors, whom we will involve if necessary, e.g. in the event of a dispute regarding the contract - under the authorization or relevant contract, such access does not require the consent of the data subject
Entities authorized under the law (eg tax office) - such access does not require the consent of the data subject

Do we transfer data outside of the EEA?

Yes, in some cases it is possible that data will be also processed by entities based outside the EEA, in particular , entities from our Group which are based in the UK and Australia.

Where we do so, we will ensure that such transfer is in accordance with our obligations under Data Protection Legislation. For example, a similar degree of protection is afforded to it by ensuring at least one of the following safeguards is in place.

We will only transfer your personal data to countries that have been deemed to provide an adequate level of protection for personal data by the European Commission or with whom we have put in place appropriate measures to ensure that data is adequately protected. These measures will usually include use of approved standard contractual clauses.

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

To jest informacja o przetwarzaniu danych osobowych dla osób ubiegających się o pracę, pracowników i niezależnych wykonawców („Informacja o przetwarzaniu danych osobowych”).

Niniejszy dokument wyjaśnia, jakie dane gromadzimy, w jaki sposób je przetwarzamy oraz jakie prawa przysługują osobie, której dane dotyczą, podczas ubiegania się o pracę i ewentualnie podczas zatrudnienia lub współpracy z nami.

W niniejszym dokumencie termin „przepisy dotyczące ochrony danych” i „RODO” oznacza wszystkie obowiązujące przepisy dotyczące prywatności lub ochrony danych, w tym ogólne rozporządzenie UE o ochronie danych.

Kto jest administratorem danych?

Administratorem danych jest podmiot, który decyduje o sposobie przetwarzania danych użytkownika (np. w jaki sposób i w jakim celu). W tym przypadku jest to Damisa Technologies Europe sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (Żelazna 51/53, 00-841 Warsaw) adres e-mail: privacy@damisa.xyz

W celu zapewnienia pełnej zgodności przetwarzania danych wyznaczyliśmy również inspektora ochrony danych („IOD”), tj. osobę odpowiedzialną za nadzór nad bezpieczeństwem przetwarzania danych i wypełnianiem obowiązków nałożonych na administratora. Z inspektorem ochrony danych (Bartosz Kapuściński) można skontaktować się za pośrednictwem adresu pocztowego lub e-mail podanego powyżej.

Jakie dane osobowe będą zbierane?

W trakcie rekrutacji oraz procesu negocjacji umowy zbieramy dane:

Nazwisko, imię (imiona)
Numery telefonów
Adresy e-mail
Adres zamieszkania, adres korespondencyjny lub adres prowadzenia działalności gospodarczej
Historia zatrudnienia i doświadczenie zawodowe
Wykształcenie (np. informacje o ukończonych szkołach, kursach i uzyskanych kwalifikacjach zawodowych)

Jeśli rozpoczniemy współpracę, możemy również poprosić o:

Numer rachunku płatniczego
Numer identyfikacji podatkowej (np. NIP)
Numer PESEL / data urodzenia
Inne dane osobowe Twoje lub Twoich bliskich, jeżeli jest to niezbędne do realizacji określonych uprawnień wynikających z Kodeksu pracy lub innych przepisów prawa.

Skąd pozyskujemy dane osobowe?

Bezpośrednio od Ciebie
Pośrednio od podmiotów będących naszymi kontrahentami (np. head hunterów / rekruterów)

W jakim celu przetwarzamy dane?

Czynności zmierzające do zawarcia umowy i wykonania umowy tj. przeprowadzenie procesu rekrutacji, zawarcie umowy, wypłata wynagrodzenia itp. - ten cel przetwarzania nie wymaga zgody (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
Wykonywania obowiązków wynikających z przepisów prawa tj. naliczania podatków i składek na ubezpieczenie społeczne, przekazywania informacji do odpowiednich organów, prowadzenia dokumentacji księgowej, sprawozdawczości podatkowej i finansowej - ten cel przetwarzania nie wymaga zgody (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
W celu obrony lub ustalenia roszczeń prawnych, co oznacza, że musimy przetwarzać Twoje dane na wypadek złożenia w przyszłości skargi, zażalenia lub pozwu dotyczącego procesu rekrutacji lub zatrudniania - ten cel przetwarzania nie wymaga zgody, ponieważ jest to nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
Promocja, marketing - poprzez publikację na stronie internetowej

Jak długo będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe?

Będziemy przechowywać dane osobowe użytkownika tylko tak długo, jak jest to wymagane do celów, dla których zostały one zebrane, lub tak długo, jak jest to wymagane w celu zachowania zgodności z obowiązującym prawem lub w celu obrony lub egzekwowania naszych praw. W większości przypadków będzie to okres do dziesięciu pełnych lat po zakończeniu współpracy (dla współpracowników będzie to pełne pięć lat).

W przypadku danych do celów rekrutacji (jeśli nie zawarto umowy), dane zostaną usunięte po 3 miesiącach.

Szczegóły dotyczące przetwarzania danych i dokładnych okresów przechowywania zostały opisane w naszej Polityce przechowywania danych.

Czy podanie nam swoich danych jest obowiązkowe?

Oczywiście, że nie. Jednak niepodanie danych może skutkować brakiem możliwości przeprowadzenia procesu rekrutacji lub zawarcia umowy.

Jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą?

Osoby, których dane dotyczą, mają następujące prawa:

dostępu do treści swoich danych osobowych oraz poznania źródła ich pochodzenia, celu przetwarzania, a także informacji o administratorze danych, podmiotach przetwarzających (podwykonawcach oraz podmiotach, którym mogą być ujawnione)
cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane osobowe są przetwarzane na podstawie zgody, przy czym cofnięcie zgody nie wpływa na prawidłowość przetwarzania przed jej cofnięciem
aktualizowania lub poprawiania swoich danych osobowych
usunięcia swoich danych osobowych, jeśli nie ma podstawy do ich dalszego przetwarzania
ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych w sytuacji, gdy pozwalają na to przepisy prawa (np. w toku rozpatrywania reklamacji)
uzyskania swoich danych osobowych w formacie elektronicznym na potrzeby własne lub innego administratora danych
wniesienia skargi lub zażalenia do właściwego organu ochrony danych osobowych (więcej informacji tutaj https://uodo.gov.pl/pl/83/155).

Z powyższych praw można skorzystać, kontaktując się z ekspertem privacy@damisa.xyz w sprawie prawa do wniesienia skargi do organu ochrony danych - w takim przypadku należy skontaktować się bezpośrednio z organami, korzystając z informacji dostępnych tutaj https://uodo.gov.pl/pl/83/155.

Czy korzystamy z profilowania lub narzędzi automatycznego podejmowania decyzji?

W przypadku danych dotyczących pracowników i kontrahentów nie stosujemy profilowania ani narzędzi automatycznego podejmowania decyzji.

Kto będzie miał dostęp do danych osobowych?

W szczególności nasi pracownicy, współpracownicy i podwykonawcy - będą to osoby odpowiedzialne za obsługę procesu rekrutacji i procesów związanych z realizacją umów po naszej stronie, ale także dostawcy technologii, z której korzystamy do komunikacji i przechowywania danych. Niektóre z tych podmiotów należą do naszej grupy, a niektóre są dostawcami usług komercyjnych. Ponadto, w niektórych przypadkach mogą to być nasi doradcy prawni lub podatkowi, których zaangażujemy w razie potrzeby, np. w przypadku sporu dotyczącego umowy - zgodnie z upoważnieniem lub odpowiednią umową, taki dostęp nie wymaga zgody osoby, której dane dotyczą.
Podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa (np. urząd skarbowy) - taki dostęp nie wymaga zgody osoby, której dane dotyczą.

Czy przekazujemy dane poza EOG?

Tak, w niektórych przypadkach możliwe jest, że dane będą również przetwarzane przez podmioty z siedzibą poza EOG, w szczególności podmioty z naszej Grupy, które mają siedzibę w Wielkiej Brytanii i Australii.

W takim przypadku zapewnimy, że taki transfer jest zgodny z naszymi zobowiązaniami wynikającymi z przepisów o ochronie danych. Na przykład, podobny stopień ochrony jest zapewniony poprzez zapewnienie co najmniej jednego z poniższych zabezpieczeń.

Będziemy przekazywać dane osobowe użytkownika wyłącznie do krajów, które zostały uznane przez Komisję Europejską za zapewniające odpowiedni poziom ochrony danych osobowych lub z którymi wdrożyliśmy odpowiednie środki w celu zapewnienia odpowiedniej ochrony danych. Środki te zazwyczaj obejmują stosowanie zatwierdzonych standardowych klauzul umownych.

Our Privacy Policy

Our Privacy Policy

Our Privacy Policy

The Future of Business Payments Is Here